Digitalización de documentos: una decisión de inversión con futuro

Digitalización de documentos: una decisión de inversión con futuro

¿Digitalizar o no digitalizar? Esa es la cuestión.

Quizá, desde hace tiempo, muchas empresas han estado planteándose la misma pregunta sin encontrar la respuesta correcta, y es precisamente el paso del tiempo el que va en su contra. Después de todo, durante este periodo de incertidumbre la montaña de documentos sigue creciendo (o la cantidad de archivadores o de cajas llenas de documentos que se apilan en espacios por toda la oficina). Para Sercaman, la clave para obtener una posición exitosa en el mercado a través de la tecnología es estar seguros de que la digitalización no es algo temporal, sino una tendencia que está cambiando el futuro.

Desde este punto de vista, el ciclo de vida de un documento ha cambiado. Ahora, las fases por las que pasa incluyen: producción, captura, almacenamiento, administración y distribución. Asimismo, los retos, o, mejor, las ventajas, que una empresa afronta cuando implementa un proceso de digitalización se pueden resumir en: ahorro de costes, productividad y aumento de la seguridad, además de tecnología verde.

  • Ahorro de costes
    En cualquier empresa u organización, ahorrar costes está directamente relacionado con la digitalización de sus documentos. Para enfatizar esta afirmación hay que tomar como referencia el “Estudio sobre la digitalización de documentos y el coste de la conservación del papel”, desarrollado por la Unión Europea, Andersen Consulting y el Grupo Gartner.

Este informe muestra que almacenar un documento en formato papel cuesta, de media, 6,53 € y que una compañía puede ahorrar alrededor de 10,53 € por cada documento que no tiene almacenado físicamente. Además, el coste medio del espacio necesario para custodiar archivos es de unos 11.000 €, en comparación con los 114 euros si los documentos se almacenan electrónicamente (hay que aclarar que para estos cálculos se toma como referencia el coste que le supone a una empresa custodiar internamente los documentos).

  • Productividad
    Por otro lado, el aumento de los niveles de productividad lo remarca el estudio llevado a cabo por AIIM Europe 2009 (la Comunidad Global de Profesionales de la Información), donde señalan que más del 15 % del espacio de una oficina se utiliza para el archivo de documentos. Este espacio (infrautilizado) y el usual caótico sistema de organización de archivo son las razones por las que se calcula que un empleado tarda unos 50 minutos de media al día para buscar y encontrar documentos en papel. Las consecuencias procedentes de estos cálculos resultan en una pobre imagen corporativa, con pérdida de credibilidad e, incluso, ocasionando una toma de decisiones de negocio incorrecta.
  • Seguridad de la información
    En lo que respecta a la seguridad de la información, generalmente se aconseja no escanear o digitalizar todos los documentos. Cada empresa debe decidir cuáles son los documentos más importantes, los que aseguran la continuidad del negocio; y esos son los que deben ser escaneados. Normalmente estos documentos suelen ser los más recientes, los más activos (los que más se utilizan en el día a día), los más antiguos e, incluso, los más deteriorados.Con la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, uno o más empleados pueden consultar el documento digitalizado al mismo tiempo, pero solamente si tienen acceso autorizado a tal. En otras palabras, la seguridad está garantizada por los permisos de acceso específicos y porque el contenido del documento consultado puede ser enviado total o parcialmente, por email o por otros sistemas (carpetas compartidas, Sharepoint, a través de “la nube”…), esto sin la necesidad de enviar copias físicas y sin tener que esperar a recibirlas por lo que tarde en transporte.
  • Tecnología verde
    Una oficina que ahorra papel es una oficina verde (un espacio de trabajo que respeta el medio ambiente). De acuerdo al estudio elaborado por Telefónica, una de las compañías de telecomunicaciones más grandes del mundo, un empleado utiliza alrededor de 10.000 hojas de papel al año. Si esta cifra se multiplica por el número de trabajadores de una empresa, el resultado puede ser chocante.
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