La Digitalización de Archivos

La Digitalización de Archivos

La Digitalización de Archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que usted se encuentre.

Sercaman realiza la totalidad del proceso: recogida, digitalización, indexación, validación de campos, exportación de ficheros a sus servidores y explotación web de imágenes en un entorno seguro.

La fase de digitalización se realiza en escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o utilizando escáneres especiales para libros o planos. Según el tipo de proyecto, también se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas..

A continuación, pasamos a la etapa de indexación, ya que un documento electrónico no es nada si no va acompañado de los índices que permitan su recuperación posterior. En esta fase del proceso, Sercaman desarrolla métodos de captura a la medida de cada proyecto, utilizando OCR o videograbación y validando cada campo según indique el cliente (aplicación de dígitos de control, comprobación contra base de datos…)

La puesta en producción o publicación de los archivos digitalizados al usuario, se puede realizar mediante soporte (CD, DVD…), línea de datos, FTP o mediante alguna aplicación de documentación digital como DigitalDocu, encargándose Sercaman del mantenimiento y puesta en marcha de esta aplicación.

El proceso de digitalización de archivos y documentos se puede realizar en las instalaciones del cliente con medios propios (todo material suministrado por Sercaman) o del cliente en caso de ser necesario.

  • Recogida. En Madrid o Toledo con medios propios o en toda España con empresas de mensajería.
  • Tratamiento. El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.
  • Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos. Utilización de VRS® para mejora de la imagen: eliminación debordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes …
  • Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
  • Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
  • Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de servidores, etc …
  • Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y puesta en producción.
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