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Norma ISO 30300. Regulación de los Sistemas de Gestión Documental

Normas ISO 30300 que regulan los Sistemas de Gestión para los Documentos

La familia de normas ISO 30300 elevan la gestión documental al nivel de las políticas y estrategias corporativas.

Normas de la familia ISO 30300:

  • ISO 30300. Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary.
  • ISO 30301. Information and documentation — Management systems for records — Requirements.

Poseen una gran trascendencia para nuestro sector porque permite certificar a aquellas organizaciones que gestionan adecuadamente sus documentos e información.

¿Qué es la familia de normas ISO 30300?

La familia de normas ISO 30300 proporcionan un marco general del buen gobierno de la información y los documentos. Su aplicación y cumplimiento serán los garantes de un buen gobierno de la entidad. Asciende la gestión documental al rango más elevado de las metodologías conocidas como “Management System” en ISO. Se dirige a la alta dirección que deberá integrarla en las políticas y las estrategias organizativas.

Un “sistema de gestión” es un marco de políticas, procedimientos, guías y recursos asociados para alcanzar los objetivos de la organización”. Un Sistema de Gestión para los Documentos (MSR – Management Systems for Records) se define como el marco estratégico (políticas, liderazgo, planificación, supervisión…) para la gestión correcta del gobierno de los documentos, basada en las mejores prácticas internacionales.

Los MSR, por tanto, están dirigidos a los directivos. Las otras normas relacionadas con la gestión documental, como la ISO 15489, se dirigen a aspectos más operacionales.

¿Quién crea las normas ISO?

La organización internacional de normalización ISO, International Organization for Standardization se responsabiliza de la creación, desarrollo, publicación y mantenimiento de normas internacionales.

Las normas internacionales sobre la gestión de la información y la Documentación están asignadas en ISO al Comité Técnico 46, TC46, Information and documentation.

En concreto, las normas internacionales relacionadas con la gestión de los documentos están asignadas al Subcomité de ISO, SC11 Archives/Records Management.

¿Cómo se traducen al castellano?

Fesabid realiza el trabajo de secretaría del Comité Técnico de Normalización de Documentación (AEN/CTN 50) de Aenor.

El Subcomité SC1 “Gestión de Documentos y aplicaciones” de Aenor, en el que participo como miembro, es el responsable de la adaptación y traducción al castellano, como normas UNE, de las normas ISO relacionadas con la gestión de los documentos. En estos momentos se encuentran en la fase de información pública estos dos proyectos de normas UNE: PNE-ISO 30300 y PNE-ISO 30301, Se pueden obtener en Aenor para la realización de comentarios.

¿A quién afecta la familia de normas ISO 30300?

La familia de normas ISO 30300 supone un gran reto no sólo para la alta dirección que debe establecer las políticas y estrategias, sino también para los responsables de gestión de riesgos, calidad, seguridad de la información o tecnologías de la información de las organizaciones.

Como la familia de normas ISO 30300 posibilita a las organizaciones que certifiquen sus MSR (Sistemas de gestión para los Documentos) ofrece grandes oportunidades de negocio a las empresas consultoras, auditoras y certificadoras.

Además, ofrece una gran oportunidad a los profesionales de la gestión de documentos ya que serán imprescindibles para implantar estos sistemas de gestión documental a nivel operativo, como paso previo a la certificación de la ISO 30300.

¿La administración pública o grandes empresas podrán exigir a sus proveedores estar certificados en la familia de normas ISO 30300?

Es un poco precipitado anticipar esta exigencia, pero en un futuro y en sectores en los que es vital demostrar el buen gobierno de las empresas a los organismos públicos constituiría una buena práctica. Sectores como los de salud, financiero, energía etc., es decir, aquellos que deben rendir cuentas, y por tanto, controlar rigurosamente las evidencias de sus acciones y decisiones para demostrar que la información que proporcionan a sus clientes, ciudadanos, socios o accionistas es fiable deberían certificar sus Sistemas de Gestión para los Documentos (MSR – Management Systems for Records) con el fin de incrementar de su legitimidad, credibilidad y confianza.

¿Cómo puede saber una empresa o institución que cumple la norma ISO 30300?

Las empresas e instituciones deberían realizar en primer lugar una auditoría interna para determinar si el Sistema de Gestión para los Documentos (MSR) cumple con sus requisitos. En el anexo A de la ISO 30301 se presentan los procesos y controles de gestión documental que se deben implementar. La implementación podría aplicarse de forma escalonada para adaptarse a las características de cada organización.

 

¿Qué certificado puede obtener la empresa que cumple la norma ISO?

El certificado será del mismo nivel que los de cualquier otro Sistema de Gestión (MS) de ISO: certificados de calidad, gestión ambiental o seguridad de la información.

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